Di era informasi yang serba cepat, kemampuan untuk mengelola arus komunikasi adalah salah satu aset terpenting bagi sebuah organisasi. Bagi pengurus BAPOMI Jambi, komunikasi bukan sekadar tentang menyampaikan pengumuman, melainkan tentang membangun ekosistem di mana setiap atlet, pelatih, dan pengurus merasa terhubung dalam satu visi besar. Strategi komunikasi yang efektif telah menjadi pilar utama mereka dalam mengelola kompleksitas agenda olahraga kampus, memastikan setiap kegiatan berjalan dengan lancar dan mendapatkan dukungan maksimal dari berbagai pihak.
Strategi yang diterapkan oleh pengurus BAPOMI Jambi bersifat multitahap. Langkah pertama adalah penyederhanaan saluran informasi. Mereka beralih dari penggunaan banyak grup chat yang tidak teratur menuju penggunaan satu platform manajemen proyek digital yang terpadu. Dengan sistem ini, pengurus memiliki kendali penuh atas informasi yang masuk dan keluar, mengurangi risiko terjadinya disinformasi atau tumpang tindih jadwal. Mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan olahraga kini lebih mudah mengakses informasi terkait agenda latihan, aturan kompetisi, dan jadwal pertandingan tanpa harus bingung mencari di antara ribuan pesan yang masuk.
Langkah kedua adalah penguatan narasi organisasi melalui media sosial. Pengurus memahami bahwa untuk mendapatkan dukungan masyarakat, mereka harus menceritakan kisah sukses atlet. Mereka mulai memproduksi konten visual yang mengangkat kisah perjuangan atlet di belakang layar. Konten-konten ini bukan hanya memberikan hiburan, tetapi juga membangun citra BAPOMI sebagai organisasi yang peduli pada kemanusiaan dan pengembangan karakter. Dengan narasi yang kuat, kepercayaan publik dan pihak sponsor meningkat secara signifikan, memberikan suntikan moral sekaligus finansial yang sangat berarti bagi jalannya organisasi.
Aspek ketiga dalam strategi komunikasi ini adalah pembangunan jembatan komunikasi dua arah antara pengurus dan atlet. Pengurus rutin mengadakan forum dengar pendapat, di mana atlet diberikan kesempatan untuk memberikan masukan mengenai fasilitas atau kendala yang mereka hadapi selama latihan. Ruang dialog ini sangat krusial karena seringkali permasalahan di lapangan hanya diketahui oleh atlet. Dengan adanya komunikasi yang terbuka, pengurus dapat mengambil keputusan yang tepat sasaran, yang pada akhirnya meningkatkan kepuasan para atlet terhadap organisasi.